Mit der Verkündung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) am 06. Juni 2023 ist erstmals ein umfassendes Gesetz über Whistleblowing in Deutschland eingeführt worden. Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten stehen jetzt vor der Herausforderung, eine rechtssichere Meldestelle zu implementieren oder einen Dritten zu beauftragen, der die Meldestelle für das Unternehmen einrichtet und betreut. Dabei kam es auf die Unternehmensgröße an, bis wann gehandelt werden musste:
Die ordnungsgemäße Frist zur Einrichtung ist also bereits abgelaufen und bei Nichtbeachtung drohen empfindliche Bußgelder.
Das Gesetz sieht vor, dass Personen, die innerhalb ihres Arbeitsverhältnisses oder ihres Vertragsverhältnisses mit einem öffentlichen Auftraggeber auf Missstände und Rechtsverstöße hinweisen, vor Benachteiligungen wie Kündigung, Versetzung oder Diskriminierung geschützt werden. Beschäftigungsgeber müssen geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Whistleblower geschützt werden und sich sicher fühlen können, einen Hinweis abzugeben. Die Behinderung einer Hinweisabgabe führt demnach auch zu einem Bußgeld für Unternehmen.
Die drängendste Frage eines Unternehmens ist wohl die nach den Kosten. Der Gesetzgeber schätzt die Einrichtungskosten auf mindestens 12.500 Euro bei einer Unternehmensgröße von 50 – 249 Mitarbeitenden und 15.000 Euro bei einer Größe ab 250 Mitarbeitenden. Hinzu kommen jährliche Kosten für den Betrieb der Meldestelle, die auf 5.772 Euro prognostiziert werden.
Durch die Inanspruchnahme eines ausgelagerten, spezialisierten Meldestellenbetreibers wie eagle lsp können die Kosten erheblich gesenkt werden.
Bei Nichtumsetzung oder Verstößen gegen das HinSchG droht ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro.
Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher und schriftlicher Form ermöglichen. Dabei sollten auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist darüber hinaus für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit auch eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen. Mit Einwilligung des Whistleblowers kann diese Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen.
Aufgrund des Vertraulichkeitsgebots dürfen Informationen über die hinweisgebende Person und die hinweisgegenständliche Person nicht über einen speziell abgesteckten Personenkreis hinaus weitergegeben werden. Das bedeutet, dass das Hinweisgebersystem nicht solidarisch von vielen Mitarbeitenden mitbetreut werden kann, sondern eine Ansprechpartnerin bzw. ein Ansprechpartner eingesetzt werden muss, die bzw. der eingehende Hinweise alleine bearbeitet. Diese Person wird entweder für diese Aufgabe eingestellt oder hat diese Aufgabe neben ihrer eigentlichen Kernaufgabe zu bewerkstelligen.
Diese eingesetzte Person trägt viel Verantwortung und muss in jedem Fall die relevanten Fristen berücksichtigen und überwachen.
Das Hinweisgebersystem muss fortwährend besetzt sein, denn die Rückmeldepflicht für den Eingang eines Hinweises beträgt nur sieben Tage. Dabei ist sicherzustellen, dass die Aufgaben und Pflichten der beauftragten Person nicht im Interessenkonflikt zueinanderstehen. Neben dem Kontakt mit der hinweisgebenden Person muss auch geprüft werden, ob der Hinweis unter den Schutzbereich des § 2 HinSchG fällt. Die weitreichende enumerative Aufzählung im HinSchG ist selbst für Juristinnen und Juristen zum Teil schwer zu durchdringen, da sie viele Querverweise in unionale Rechtsakte sowie bestehende nationale Vorschriften beinhaltet.
Statt der eigenständigen Implementierung lässt das HinSchG auch die Möglichkeit zu, sich einer externen Stelle zu bedienen. eagle lsp bietet eine Komplettlösung bestehend aus einer technisch versierten Meldestelle und einer 24/7 Betreuung durch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte an, damit Unternehmen sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Die beste Nachricht dabei: Die Kosten liegen dabei deutlich unter denen, die der Gesetzgeber prognostiziert.
Ihr Unternehmen fällt unter das Hinweisgeberschutzgesetz? Dann sollten wir sprechen!
Stand: 15.01.2024