Hinweisgeberschutzgesetz – Was Unternehmen jetzt leisten müssen.
Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten müssen nun handeln - teilweise binnen weniger Wochen. Finden Sie heraus, ob Sie dazugehören.
Mit der Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) am 12. Mai 2023 ist nun erstmals ein umfassendes Gesetz über Whistleblowing in Deutschland eingeführt worden. Unternehmen ab 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stehen jetzt vor der Herausforderung eine rechtssichere Meldestelle zu implementieren oder einen Dritten zu beauftragen, der die Meldestelle für das Unternehmen einrichtet und betreut. Dabei ist es nach Unternehmensgröße gestaffelt bis wann gehandelt werden muss:
- Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen die Meldestelle schon bis zum 17.06.2023 eingerichtet haben
- Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten haben dafür Zeit bis zum 17.12.2023.
Wen schützt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Gesetz sieht vor, dass Personen, die innerhalb ihres Arbeitsverhältnisses oder ihres Vertragsverhältnisses mit einem öffentlichen Auftraggeber auf Missstände und Rechtsverstöße hinweisen, vor Benachteiligungen wie Kündigung, Versetzung oder Diskriminierung geschützt werden. Arbeitgeber müssen geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Hinweisgeber geschützt werden und sich sicher fühlen können, einen Hinweis abzugeben. Die Behinderung einer Hinweisabgabe führt demnach auch zu einer Bußgeldstrafe für Unternehmen.
Was kostet eine Meldestelle?
Die drängendste Frage eines Unternehmers ist in diesen Tagen wohl die nach den Kosten. Der Gesetzgeber schätzt die Einrichtungskosten auf mindestens 12.500 Euro bei einer Unternehmensgröße von 50 – 249 Mitarbeitern und 15.000 Euro bei einer Größe ab 250 Mitarbeitern. Hinzu kommen jährliche Kosten für das Betreiben der Meldestelle, die auf 5.772 Euro prognostiziert werden.
Was passiert, wenn Unternehmen das Hinweisgeberschutzgesetz ignorieren?
Bei Nichtumsetzung des HinSchG droht ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro.
Welche Anforderungen muss der Meldekanal erfüllen?
Jede Meldestelle muss Hinweise über mehrere unterschiedliche Form entgegennehmen:
- Mündliche Abgabe einer Meldung
Die Meldestellen müssen telefonisch oder per Sprachnachricht Meldungen entgegennehmen - Schriftliche Abgabe einer Meldung
Der Hinweis wird aufgeschrieben und (digital) verschickt. Ebenso muss es die Möglichkeit geben Dateien beizufügen, die den Sachverhalt beweisen - Persönliche Abgabe einer Meldung
Der Hinweisgeber hat das Recht sich zur Abgabe eines Hinweises persönlich zu treffen.
Es wird deutlich: Ein einfacher Briefkasten auf dem Unternehmensflur reicht nicht aus. Auch die Einrichtung einer Meldehotline allein setzt die Richtlinie nicht vollständig um. Ein System, das mehrere Abgabefunktionen bündelt (schriftlich, mündlich, digital, Beweise einreichen), ist unerlässlich.
Wie wichtig ist die vertrauliche Abgabe eines Hinweises?
Aufgrund des Vertraulichkeitsgebots dürfen Informationen über den Hinweisgeber und der hinweisgegenständlichen Person nicht über einen speziell abgesteckten Personenkreis hinaus weitergegen werden. Das bedeutet, dass der Meldekanal nicht solidarisch von vielen Mitarbeitern mitbetreut werden kann, sondern ein Ansprechpartner eingesetzt werden muss, der allein eingehende Hinweise bearbeitet. Dieser wird entweder für diese Aufgabe eingestellt oder er hat die Aufgabe diese Aufgabe neben seiner eigentlichen Kernaufgabe zu bewerkstelligen.
Diese Person trägt viel Verantwortung und muss in jedem Fall die relevanten Fristen berücksichtigen.
Welche Fristen sind wichtig bei der rechtskonformen Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes und was muss bei der Hinweisbearbeitung geprüft werden?
Die Meldestelle muss fortwährend besetzt sein, denn die Rückmeldepflicht für den Eingang eines Hinweises beträgt nur 7 Tage. Dabei ist sicherzustellen, dass die Aufgaben und Pflichten der beauftragten Person nicht im Interessenkonflikt zueinanderstehen. Neben dem Kontakt mit dem Hinweisgeber muss von dem Meldestellen-Beauftragten allein geprüft werden, ob der Hinweis unter den Schutzbereich des § 2 HinSchG fällt. Die weitreichende enumerative Aufzählung im HinSchG ist ein Brett an Vorschriften, da sie viele Querverweise in unionale Rechtsakte, sowie bestehende nationale Vorschriften bündelt und damit auch für Juristen zum Teil schwer zu durchdringen ist.
Dürfen Unternehmen den Betrieb der Meldestelle auslagern?
Statt der eigenständigen Implementierung lässt das HinSchG auch die Möglichkeit sich eines externen Ombudsmannes zu bedienen. eagle lsp bietet eine Komplettlösung aus einer technisch versicherten Meldestelle und einer 24/7 Betreuung durch erfahrene Juristinnen und Juristen und Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten an, damit Unternehmen sich auf ihre eigentlichen Aufgaben stützen können. Die beste Nachricht dabei: Die Kosten sind deutlich unter denen, die der Gesetzgeber prognostiziert.
Ihr Unternehmen fällt unter das Hinweisgeberschutzgesetz? Dann sollten wir sprechen!
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