IAV automatisiert NDA-
Review und verringert Prüfzeit um bis zu 80%
Kundenvorstellung
Der IAV, ein führender Entwicklungsdienstleister mit Schwerpunkt Automobilindustrie, der innovative Lösungen für Fahrzeugtechnologien und Mobilität entwickelt, beschäftigt rund 6.000 Mitarbeiter und ist international in Europa, Asien sowie Nord- und Südamerika tätig. Das Unternehmen verhandelt jährlich 1.000 NDAs (Geheimhaltungsvereinbarungen), um Partnerschaften und Projekte effizient voranzutreiben.
Ausgangslage und Herausforderung
Die Prüfung der NDAs (Non-Disclosure Agreements) im Rahmen von Partnerschaften und Kundenprojekten bindet wertvolle Kapazitäten der Rechtsabteilung. Die Bearbeitungszeiten von bis zu 5 Tagen hinderten den Vertrieb bei der schnellen Initiierung von Projekten. Die Prüfquote der NDAs lag bei 20% und sollte ausgedehnt werden bei zeitgleicher Kostenreduktion, ohne dass interne IT-Kapazitäten vorhanden waren, um möglicherweise intern eine KI-Prüfstrecke zu implementieren und zu betreiben.
Lösungsansatz
Die Prüfung der Vereinbarungen erfolgt durch eine Kombination aus digitalem Bearbeitungsworkflow mit KI-unterstützter NDA-Prüfung nach komplexen Freigabekriterien und einem finalen anwaltlichen Review zur Qualitätskontrolle und Bearbeitung von Sonderkonstellationen. Die Vertriebsmitarbeiter schicken die NDAs zur Freigabe an die zentrale E-Mail-Adresse der internen Rechtsabteilung. Die E-Mails mit NDA-Kontext werden automatisiert aus dem zentralen Postfach gefiltert und in den eagle-Workflow übergeben. Nach der anwaltlichen Prüfung erhält der Vertriebsmitarbeiter die Freigabe-E-Mail mit Anmerkungen direkt durch das eagle-Team.
Die Bearbeitungsstrecke identifiziert die relevanten E-Mails mit NDA-Anfragen automatisiert und prüft im ersten Schritt, ob ein freigegebenes Template angewendet wurde, oder ob es sich um einen Entwurf des Vertragspartners handelt, der im Detail zu prüfen ist. Bei Abweichungen von freigegebenen Standards erfolgt die Prüfung des NDAs auf Red- und Yellow-Flags basierend auf mit der Mandantin festgelegten Kriterien (z. B. anwendbares Recht und Gerichtsstand vor dem Hintergrund der internationalen Tätigkeit sowie internationalen Tochtergesellschaften). Sofern keine Red-Flags vorliegen, werden die NDA-Freigaben per E-Mail durch das eagle-Team inklusive Anmerkungen zu etwaigen Yellow-Flags direkt an die Vertriebsmitarbeiter versandt.
Durch eine enge Abstimmung der Prüflogiken mit dem Inhouse-Team werden sukzessiv die Prüflogiken angepasst, um alle Sonderfälle standardisiert bearbeiten zu können und den Anteil der Freigaben im ersten Anlauf zu erhöhen und damit die Vertriebsorganisationen zu entlasten und interne Prozesse zu beschleunigen.
Ergebnisse
Bereits in der ersten Woche nach Start der Kooperation konnten die NDA-Review-Zeiten von bis zu 5 Tagen auf durchschnittlich unter 3 Stunden reduziert werden. Zudem wurde die Prüfquote bereits um mehr als 300% ausgedehnt, die Prüfgenauigkeit durch Standardisierung und Dekodierung der impliziten Prüflogiken des Inhouse-Teams deutlich erhöht und die Zufriedenheit der Vertriebsorganisation mit dem Service-Level der Rechtsabteilung gesteigert. Alles ohne relevanten initialen Setup-Aufwand für die Mandantin.
