Team Farner
vereinheitlicht Review
von Kundenverträgen

Team Farner beschäftigt rund 300 Mitarbeitende und ist in der Branche Marketing/Kommunikation tätig. Die Geschäftstätigkeit erstreckt sich auf West-Europa. Vertragsseitig handelt es sich vorwiegend um Commercial Contracts mit über 100 Vertragsreviews pro Jahr. Durch die Einführung des neuen Review-Prozesses konnte die Prüfdauer von mehr als 5 Tagen auf unter 48 Stunden reduziert werden.

Die einzelnen lokalen Teams hatten keinen einheitlichen Kundenvertragsstandard aufgesetzt, der die Best Practice aller Agenturen vereint und eine engere Kooperation der einzelnen Entitäten ermöglicht. Einzelne Vertragsreviews, insbesondere Entwürfe der Kunden, wurden intern sehr aufwendig reviewt, oftmals direkt durch die mandatsverantwortlichen Partner.

Bezüglich bereits geschlossener Rahmenverträge bestand keine strukturierte Transparenz zu ungenutzten kommerziellen Chancen und rechtlichen Risiken. Zur Verbesserung der Projektmargen sollte ein strukturierter Vertragsreview zentral aufgesetzt werden.

eagle lsp entwickelt eine länderübergreifende Best Practice zu kommerziellen Verträgen, die auf die Bedürfnisse der Mandantin zugeschnitten ist. Die initiale Prüfung von komplexen Redlines oder Kundentemplates gegen die Best Practice erfolgt technologieunterstützt mit Hilfe von KI-Prozessstrecken. Im ersten Schritt werden die zu prüfenden Vertragsklauseln gegen den Vertragsstandard gelegt (KI-unterstützt) und die juristische Bewertung auf Klausel-Ebene durchgeführt. Hierbei werden nicht nur die angebrachten Klauseln bewertet, sondern auch fehlende Klauseln, die in der Best Practice vorhanden sind, in die ganzheitliche rechtliche und kommerzielle Bewertung einbezogen.

Die Präsentation der Vertragsprüfungsergebnisse erfolgt in klarer standardisierter Struktur und gut verständlich für Nicht-Juristen. Auf dieser Basis lässt sich die weitere Verhandlung gut vorbereitet durchführen.

Durch den ganzheitlichen Ansatz konnten Werthebel identifiziert werden, die die Projektmargen zwischen 2–4 % durch systematische Anwendung der Best Practice verbessert werden konnten. Die Durchlaufzeiten konnten auf unter 48 h reduziert werden und bieten den Projektverantwortlichen in jedem Review eine klare Übersicht zu weiteren kommerziellen und rechtlichen Verhandlungspotentialen entlang der internen Best Practice. Die rechtlichen Reviews werden von den Projektverantwortlichen als wertvolle Enabler wahrgenommen und helfen auch in dezentralen Organisationen, Standards umzusetzen.