Von der Prüfpflicht zum Enabler: Datenschutz bei HYROX

HYROX zählt zu den am schnellsten wachsenden Sport- und Fitnessmarken weltweit. Mit internationalen Wettkämpfen, einer starken Community und einem konsequent standardisierten Eventkonzept bringt das Unternehmen Athletinnen und Athleten rund um den Globus zusammen. Die internationale Expansion sowie die Vielzahl digitaler und operativer Prozesse führen zu einer umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten unterschiedlichster Stakeholder. Dazu zählen Teilnehmende, Mitarbeitende, Partner, Dienstleister und Zuschauer gleichermaßen.

Mit mehr als 400 Mitarbeitenden in einer dynamischen, wachstums- und projektorientierten Organisation sowie einer internationalen Eventlandschaft ist ein einheitlicher und praxisnaher Datenschutz von zentraler Bedeutung. Die Vielzahl eingesetzter Softwarelösungen und externer Dienstleister erhöht diese Anforderungen zusätzlich. Ein proaktiver Datenschutz trägt dazu bei, Geschäftsprozesse rechtssicher zu gestalten, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und die nachhaltige Weiterentwicklung des Unternehmens zu unterstützen.

Die datenschutzrechtliche Steuerung eines international agierenden Unternehmens stellt HYROX vor besondere Herausforderungen. Neue Projekte, digitale Innovationen, internationale Zusammenarbeit sowie die kontinuierliche Einführung neuer Tools und Dienstleister führten zu einer stetig wachsenden Anzahl datenschutzrechtlicher Prüfungen und Fragestellungen.

Gleichzeitig bestand der Anspruch, Datenschutz nicht ausschließlich als regulatorische Pflicht zu verstehen, sondern als unterstützende Funktion für die Fachbereiche. Ziel war es daher, eine zentrale Datenschutzorganisation zu etablieren, die globale Standards sicherstellt, Prüfprozesse effizient gestaltet und die operativen Teams bei der Umsetzung neuer Projekte schnell und pragmatisch unterstützt.

Neben der datenschutzrechtlichen Bewertung neuer Verarbeitungstätigkeiten und Technologien standen insbesondere die Steuerung internationaler Datenschutzanforderungen, die Durchführung von Risikoanalysen, die Pflege zentraler Datenschutzdokumentationen sowie die Begleitung der Fachbereiche bei datenschutzrelevanten Fragestellungen im Fokus.

HYROX setzt gemeinsam mit eagle auf einen ganzheitlichen und proaktiven Ansatz, der Datenschutz als zentralen Enabler für die internationale Geschäftsentwicklung etabliert. eagle übernimmt dabei die laufende datenschutzrechtliche Begleitung der Unternehmensgruppe und fungiert als zentraler Ansprechpartner für sämtliche datenschutzrechtlichen Fragestellungen der Fachbereiche.

Neue Projekte, Tools, Dienstleister und Verarbeitungstätigkeiten werden strukturiert bewertet und risikoorientiert begleitet. Durch standardisierte Prüfprozesse, klar definierte Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Teams können datenschutzrechtliche Anforderungen frühzeitig berücksichtigt werden, ohne Innovationskraft oder Umsetzungsgeschwindigkeit zu beeinträchtigen.

Darüber hinaus unterstützt eagle die Pflege und Weiterentwicklung der Datenschutz-Governance, einschließlich des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV), Transfer Impact Assessments, Datenschutz-Folgenabschätzungen sowie weiterer Compliance-Anforderungen. Die softwaregestützte Steuerung über EQS ermöglicht eine konsistente Umsetzung von Datenschutzstandards über verschiedene Gesellschaften und Länder hinweg und schafft gleichzeitig Transparenz für Management und Fachbereiche.

Durch die Kombination aus standardisierten Prozessen, pragmatischer Beratung und der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Datenschutzorganisation entsteht ein skalierbarer Datenschutzansatz, der sowohl regulatorischen Anforderungen als auch den dynamischen Rahmenbedingungen eines internationalen Eventgeschäfts gerecht wird.

Durch die Zusammenarbeit mit eagle konnte HYROX seine Datenschutzorganisation nachhaltig professionalisieren und zentrale Datenschutzprozesse international vereinheitlichen. Datenschutzrechtliche Fragestellungen werden heute frühzeitig in Projekte integriert und deutlich effizienter bearbeitet.

Die Fachbereiche profitieren von klaren Prozessen, kurzen Reaktionszeiten und einer praxisnahen Beratung, die Lösungen ermöglicht, statt Projekte zu verzögern. Gleichzeitig konnten Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Auditfähigkeit der Datenschutzprozesse signifikant erhöht werden.

Die Zusammenarbeit wird kontinuierlich fortgeführt und die Datenschutzorganisation gemeinsam mit den Fachbereichen konsequent weiterentwickelt. Neue Geschäftsanforderungen, Technologien und internationale Projekte werden fortlaufend in bestehende Datenschutzprozesse integriert, um auch künftig ein hohes Maß an Compliance, Effizienz und Skalierbarkeit sicherzustellen.

Datenschutz ist damit zu einem festen Bestandteil der Unternehmenssteuerung geworden und unterstützt die sichere Einführung neuer Technologien, die internationale Zusammenarbeit sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung des Geschäftsmodells. Die zentrale Datenschutzfunktion schafft Rechtssicherheit, entlastet interne Ressourcen und ermöglicht es den operativen Teams, sich auf die erfolgreiche Umsetzung ihrer Projekte und Veranstaltungen zu konzentrieren.