Betriebsvereinbarung für Hinweisgebersysteme: Das sollten Sie beachten

Folgende Punkte sollte eine Betriebsvereinbarung enthalten:

• Anwendungsbereich: Die Betriebsvereinbarung sollte klar angeben, auf welchen Bereich des Unternehmens die interne Meldestelle Anwendung findet.
• Zweck und Ziele: Die Betriebsvereinbarung sollte den Zweck der internen Meldestelle im Sinne des HinSchG definieren, z. B. die Aufdeckung von Verstößen gegen Gesetze, Vorschriften, Unternehmensrichtlinien oder ethische Standards. Die Ziele des Systems, wie die Förderung von Transparenz, Integrität und Risikomanagement, können ebenfalls festgelegt werden.
• Zuständigkeiten und Aufgaben der Meldestelle: In der Betriebsvereinbarung sollten die Aufgaben und Zuständigkeiten der Meldestelle klar geregelt werden. Dazu gehören z.B. die Entgegennahme von Hinweisen, die Prüfung auf Relevanz, die Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner im Unternehmen sowie die Dokumentation und Nachverfolgung der gemeldeten Vorfälle.
• Zugang zur Meldestelle und Digitale System: Die Betriebsvereinbarung sollte darüber informieren, wie die interne Meldestelle erreicht werden kann (z. B. Link zur Meldestelle). Bei einer digitalen internen Meldestelle (z. B. einer Online-Meldeplattform) sollte klar angegeben werden, welches System genutzt wird und Informationen zu Datensicherheitsstandards erläutert werden.
• Meldeverfahren: In der Betriebsvereinbarung ist das Verfahren zur Meldung von Hinweisen an die Meldestelle zu regeln. Sie sollte die verschiedenen Meldewege für hinweisgebende Personen festlegen, wie z. B. eine spezielle E-Mail-Adresse, eine Hotline oder eine anonyme Online-Plattform. Darüber hinaus sollte festgelegt werden, wie Hinweise abgegeben werden können (z.B. schriftlich, mündlich, anonym) und welche Informationen dabei angegeben werden müssen. Es sollte auch klargestellt werden, dass die hinweisgebende Person vor Repressalien geschützt ist.
• Vertraulichkeit und Datenschutz: Ein wichtiger Aspekt der Betriebsvereinbarung ist der Schutz der Vertraulichkeit und des Datenschutzes. Es sollte festgelegt werden, dass die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich behandelt wird und keine Vergeltungsmaßnahmen ergriffen werden. Ferner sollte festgestellt werden, dass die Hinweismeldung nur an diejenigen Personen weitergegeben wird, die für die Untersuchung des gemeldeten Vorfalls zuständig sind. Im Falle der Auslagerung der internen Meldestelle an einen unabhängigen Dienstleister (z. B. an eine Kanzlei, Ombudsperson) sollte dieser namentlich genannt und auf die Vertraulichkeit des Dritten hingewiesen werden. Darüber hinaus sollten Maßnahmen zur Datensicherheit und zum Schutz der personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person getroffen werden.
• Hinweisbearbeitung: Die Betriebsvereinbarung sollte das Verfahren zur Untersuchung gemeldeter Hinweise regeln. Es sollten klare Richtlinien und Fristen im Sinne des HinSchG genannt werden, wie die Meldestelle mit den Hinweisen umgeht, wie die Untersuchung durchgeführt wird und wie die Ergebnisse kommuniziert werden. Dies kann beinhalten, wer für die Untersuchung zuständig ist, wie die Zusammenarbeit mit internen oder externen Fachleuten erfolgt und welche Maßnahmen ergriffen werden, um Verstöße zu beheben. Darüber hinaus sollte geregelt werden, wie der Betriebsrat in den Untersuchungsprozess eingebunden wird und welche Rechte er in Bezug auf die Untersuchung hat.
• Schutzmaßnahmen und Sanktionen: Die Betriebsvereinbarung sollte Regelungen zum Schutz von hinweisgebenden Personen enthalten. Dazu gehören Maßnahmen zum Schutz vor Benachteiligung, Diskriminierung oder Kündigung als Reaktion auf die Meldung von Missständen. Auch Sanktionen bei Verstößen gegen den Hinweisgeberschutz sollten festgelegt werden.
• Kommunikation und Berichterstattung: Die Betriebsvereinbarung sollte klare Regelungen enthalten, wie die interne Meldestelle im Unternehmen kommuniziert wird und wie regelmäßig über eingegangene Meldungen, Untersuchungsergebnisse und getroffene Maßnahmen berichtet wird.
• Überprüfung und Aktualisierung: In der Betriebsvereinbarung sollte festgelegt werden, dass die interne Meldestelle regelmäßig überprüft wird, um sicherzustellen, dass sie effektiv funktioniert. Bei Bedarf sollte die Vereinbarung aktualisiert werden.

Die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Compliance-Experten von eagle lsp unterstützen Sie gern bei der Erstellung der Betriebsvereinbarung für Ihre Meldestelle!

Stand: 16.06.2023