Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt von Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Rechts die Einrichtung einer vertraulich (§§ 8,9 HinSchG) und unabhängig (§ 15 Abs. 1 HinSchG) arbeitenden internen Meldestelle.
Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher Form, Textform oder, wenn die hinweisgebende Person es verlangt, auch bei einem persönlichen Treffen möglich machen. Sie müssen so gestaltet werden, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Damit wird dem Vertraulichkeitsgebot nach §§ 8,9 HinSchG Rechnung getragen. Überdies sind die internen Meldestellen auch unabhängig auszugestalten, sodass die hinweisgebende Person möglichst hohes Vertrauen in die interne Meldestelle hat.
Nach Eingang eines Hinweises wird das sogenannte Meldeverfahren eingeleitet. Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang eines Hinweises ist eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person zu übermitteln. Im Anschluss muss der Sachverhalt, der der Meldung zugrunde liegt, durch die Betreiber der Meldestelle geprüft werden und die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person halten und weitere Informationen und Beweise anfordern. Spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung ist der hinweisgebenden Person der Stand der Untersuchungen und die eingeleiteten Folgemaßnahmen zur Beendigung der Fehlentwicklung mitzuteilen.
Durch die hohen Anforderungen, die das HinSchG an Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts stellt, werden personelle und finanzielle Ressourcen in hohem Maße beansprucht.
Es ist möglich, einen Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle zu betrauen (§ 14 Abs. 1 S. 1 HinSchG).
Mögliche “Dritte” können sein:
Innerhalb von Konzernen beauftragte Dritte können nach dem HinSchG auch für mehrere Tochter- und Schwestergesellschaften tätig werden (sog. Konzernprivileg). Hierbei ist wichtig zu beachten, dass der europäische Gesetzgeber ein solches Konzernprivileg nicht vorsieht. Auch die europäische Kommission hat sich mehrmals deutlich gegen ein solches Konzernprivileg ausgesprochen. Aus diesem Grund sollten Konzerne mit der Implementierung einer zentralen Meldestelle vorsichtig sein, denn hier könnten sich in der kommenden Zeit rechtliche Änderungen im HinSchG ergeben.
Ein besonderer Vorteil der Auslagerung an Rechtsanwälte liegt in der rechtlichen Expertise bei der Hinweisbearbeitung. Zum einen kennen sie sehr genau den Gesetzestext des HinSchG, gerade was den weitreichenden sachlichen Anwendungsbereich angeht. Zum anderen sind Anwälte verpflichtet, sich fortlaufend weiterzubilden. Die Konsequenzen aus neueren Gesetzesvorhaben und Urteilen für interne Meldestellen können damit schnellstmöglich und stets rechtssicher eingebracht und beraten werden. Somit können Unternehmen sich sicher sein, dass die interne Meldestelle immer rechtskonform betrieben wird.
Beauftragte Dritte unterliegen den gleichen Anforderungen an eine interne Meldestelle. Selbstverständlich müssen auch sie das Vertraulichkeitsgebot berücksichtigen und insbesondere die Unabhängigkeit wahren. Wenn als Dritte Rechtsanwälte beauftragt werden, wird dem Vertraulichkeitsgebot im höchsten Maße Rechnung getragen. Qua Berufsstatus sind Volljuristen zur Geheimhaltung verpflichtet.
eagle lsp bietet neben der Betreuung der internen Meldestelle auch eine technikbasierte All-in-One-Lösung für die interne Meldestelle an. Jeder Hinweis wird im 4-Augen-Prinzip von Rechtsanwälten geprüft.
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Stand: 18.01.2024