Start-ups sind eher gefährdet, Regelverstöße zu begehen, weil Büro- und Auftragsorganisation bzw. formalisierte Prozesse oft noch nicht existieren. Das Hinzuziehen rechtlicher Expertise wird aus Budgetgründen gerade im Gründungszeitraum eines Unternehmens gern vermieden. Dadurch herrscht oftmals Unwissenheit über die Pflichten des Unternehmens, was im schlimmsten Fall zu Bußgeldern führen kann.
Das gilt auch für die Einführung einer Meldestelle im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes. Unternehmen mit 50 und mehr Beschäftigten mussten bis Ende 2023 eine interne Meldestelle implementieren. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden trifft diese Umsetzungspflicht bereits seit dem 02.07.2023. Kommen Unternehmen dieser Pflicht nicht nach, drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 20.000 Euro.
Wenn Unternehmen eine Meldestelle einrichten, so muss diese einerseits rechtskonform und andererseits attraktiv für die Beschäftigten ausgestaltet sein. Zum einen drohen sonst weitere Bußgelder und zum anderen sollte die interne Meldestelle für Beschäftigte die bevorzugte Anlaufstelle sein, damit der mögliche Missstand im Unternehmen schnell und ohne Involvierung externer Personen beseitigt werden kann. Besonders in noch jungen Unternehmen haben öffentlich gewordene Missstände potentiell gravierende Folgen für den Ruf und die weitere Entwicklung des Geschäfts.
Start-ups mit mehr als 50 Beschäftigten müssen nun interne Meldestellen einrichten
Das Hinweisgeberschutzgesetz zielt im Kern auf den Schutz der Identität von Whistleblowern ab. Hinweisgeber werden außerdem vor Repressalien und Diskriminierung geschützt. Das Gesetz verlangt daher die Etablierung von internen sowie externen Meldewegen und sieht Verfahren vor, um Meldungen sachgerecht zu prüfen und geeignete Folgemaßnahmen zu ergreifen.
Meldungen in unterschiedlichen Formen ermöglichen
Die Meldestelle muss hinweisgebenden Personen die Abgabe von Meldungen in folgenden Formen ermöglichen:
Die Betreuung dieser Kanäle ist für Unternehmen, gerade auch für Start-ups, eine Mehrbelastung, sowohl in technischer als auch in personeller Hinsicht. Denn das Betreiben der Meldekanäle beinhaltet nicht nur, eine technische Lösung zu entwickeln und diese umzusetzen, sondern auch eine ständige personelle Erreichbarkeit zu gewährleisten.
Vertraulichkeit als oberstes Gebot
Personen, die mit dem Betrieb der Meldestelle betraut sind, müssen sich an das Vertraulichkeitsgebot halten. Das bedeutet beispielsweise, dass die Ansprechpartner nicht einfach wechseln können. Es muss sichergestellt werden, dass die Meldestelle personell so aufgestellt ist, dass auch während Urlaubs- und Krankheitsphasen Meldungen vertraulich abgegeben werden können und diese bearbeitet werden. Vertraulichkeit bedeutet auch, dass niemand außer den damit betrauten Mitarbeitenden, Informationen über Hinweise bzw. hinweisgebende Personen erhalten dürfen. Insbesondere darf die IT-Abteilung keinen Zugriff auf die Meldestelle haben.
Zur Vertraulichkeit kommt das Gebot der Unabhängigkeit der Meldestelle hinzu. Hinweisgebende Personen sollten Vertrauen in die Unabhängigkeit haben. Das ist im Sinne des Unternehmens, damit diese Hinweise intern bearbeitet werden können und nicht etwa Ermittlungen von Behörden durch Abgabe eines externen Hinweises (als Alternative zur internen Hinweisabgabe) eingeleitet werden.
Darüber hinaus muss ein Start-up die Entscheidung treffen, ob die Meldestelle auch eine anonyme Abgabe von Hinweisen ermöglichen soll. Eine Pflicht zur Ermöglichung der Abgabe anonymer Hinweise besteht grundsätzlich nicht. Die Möglichkeit zur anonymen Hinweisabgabe senkt jedoch die mentalen Hürden, einen Hinweis schlussendlich abzugeben. Auch dies sollte daher im Sinne einer guten Unternehmensführung sein. Gibt es Missstände in einer Organisation, ist es wichtig, darüber Kenntnis zu erlangen – egal ob durch namentliche oder anonyme Hinweisgeber. Es gibt darüber hinaus immer noch die Möglichkeit eine Meldung unter einem Pseudonym wie z. B. “Max Mustermann” abzugeben.
Die rechtskonforme Bearbeitung von Hinweisen
Nach Abgabe einer Meldung müssen Fristen und Pflichten eingehalten werden. Erstens muss die Übermittlung einer Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen nach Eingang des Hinweises erfolgen. Zweitens muss die hinweisgebende Person spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung zum Stand der Hinweisbearbeitung unterrichtet werden. Zudem gibt es umfassende Dokumentations- und Löschpflichten, damit Meldungen im Nachhinein und auch für den Hinweisgeber transparent nachvollziehbar sind.
Geeignete Folgemaßnahmen identifizieren und ergreifen
Wenn sich ein Hinweis als stichhaltig erwiesen hat und ein Verstoß festgestellt wurde, muss das Unternehmen Folgemaßnahmen einleiten. Was genau darunter zu verstehen ist, hängt vom jeweiligen Sachverhalt und vom einzelnen Unternehmen ab. Beispielsweise können interne Untersuchungen im Unternehmen durchgeführt werden, die hinweisgebende Person an eine andere zuständige Stelle verwiesen werden oder das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgegeben werden, z. B. an eine zuständige Behörde.
Interne Meldestellen Services an Dritten auslagern
Das HinSchG bietet die Option, die Meldestelle an einen Dritten auszulagern. eagle lsp bietet Start-ups hierfür eine All-in-One-Lösung an. Dabei implementieren wir einen rechtssicheren Meldestellen-Service und betreiben die Meldestelle für Sie. Durch die juristische und technische Expertise unserer Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind wir am Puls aller rechtlichen Entwicklungen und betreiben Ihre Meldestelle zuverlässig und rechtskonform. Durch regelmäßiges Reporting an die Unternehmensführung behalten Sie im Umgang mit Hinweisen und etwaiger Folgemaßnahmen stets den Überblick. Sie können bei Bedarf auch weitere rechtliche Beratung in Anspruch nehmen. Darüber hinaus bieten wir auch Compliance-Schulungen für Ihre Mitarbeitenden an.
Mit der Auslagerung an einen Dritten wie eagle lsp können sich Start-ups auf den Aufbau ihres Unternehmens konzentrieren und die oftmals knappen finanziellen und personellen Ressourcen dort einsetzen, wo sie am meisten gebraucht werden.
Compliance-Schulungen für alle Mitarbeitenden im Start-up
Die für die Meldestelle Verantwortlichen sollten in regelmäßigen Schulungen über aktuelle Entwicklungen im HinSchG informiert werden. Von vornherein müssen die jeweiligen Mitarbeitenden tiefgehende Kenntnisse über die Anforderungen des persönlichen und sachlichen Anwendungsbereichs des HinSchG haben, damit sie entscheiden können, ob ein Hinweis unter das HinSchG fällt und wie mit einem Hinweis im Rahmen der Folgemaßnahmen umzugehen ist.
Zudem müssen alle Mitarbeitenden des Start-ups von der Existenz der internen Meldestelle unterrichtet werden sowie hinsichtlich ihrer Anwendung regelmäßig geschult werden. Diese Schulungen sollten so aufgebaut sein, dass auch neue Mitarbeitende schnell mit dem internen Meldestellen-Service vertraut gemacht werden.
Sie haben noch keinen internen Meldestellen-Service implementiert? Dann sollten wir sprechen!