Alle Unternehmen und öffentlichen Arbeitgeber, wie z.B. Gemeinden, mit 50 und mehr Mitarbeitenden müssen nun interne Meldekanäle implementieren. Meldungen können auf drei Arten abgegeben werden:
Oberste Prämisse ist stets, dass der gewählte Übertragungsweg die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden und hinweisgegenständlichen Personen wahrt. Darüber hinaus muss gewährleistet werden, dass nur die mit der Meldestelle betrauten Personen Zugang zu den Informationen aus der Meldung hat. Folgende Möglichkeiten der Umsetzung kommen in Betracht:
Hotline
Grundsätzlich ist es möglich, eine Telefonhotline zu schalten, über die Meldungen empfangen werden. Die Hauptschwierigkeit besteht hier jedoch darin, zu gewährleisten, dass die interne IT-Administration keinen Zugriff auf den Meldekanal hat. Das gefährdet die Vertraulichkeit der Meldestelle. Auch die voraussichtlich eingeschränkte Erreichbarkeit der Meldestelle stellt eine Hürde für hinweisgebende Personen dar, wobei es vor allem auch im Interesse von Unternehmen liegen sollte, relevanten Hinweisen nachzugehen und diese aufzuklären. Die Auslagerung einer Telefonhotline an einen Dritten ist je nach Branche und Art der Beschäftigten sinnvoll – insbesondere dann, wenn hinweisgebende Personen nicht auf das Internet zugreifen können oder möchten. Gerne beraten wir Sie hierzu in einem persönlichen Gespräch.
Anrufbeantworter
Die Einrichtung eines Meldekanals über einen Anrufbeantworter ist möglich, birgt allerdings die Gefahr, dass der hinweisgebenden Person in den meisten Fällen keine Eingangsbestätigung übermittelt werden kann. Nach dem HinSchG muss die hinweisgebende Person jedoch spätestens sieben Tage nach Abgabe ihrer Meldung über den Eingang ihrer Meldung informiert werden. Wenn die hinweisgebende Person selbst ihre Erreichbarkeit (Telefonnummer, Adresse) nicht mitteilt, können außerdem keine Rückfragen geklärt werden. Diese sind jedoch in den meisten Fällen essenziell für die erfolgreiche Aufklärung von Verstößen und Missständen. Insofern ist die alleinige Einrichtung eines Anrufbeantworters nicht zu empfehlen.
E-Mail-Postfach
Bei der internen E-Mail-Adresse verhält es sich ähnlich wie bei der internen Telefonnummer. Auch hier kann ein Zugriff der internen IT-Administration nicht ausgeschlossen werden, sodass eine rein interne E-Mail-Adresse nicht empfohlen werden kann.
Briefkasten
Der herkömmliche Briefkasten birgt gleich mehrere Gefahren. So ist ein Briefkasten schwer vor dem Zugriff von außen zu schützen. Dies ist besonders im Hinblick auf die zu gewährleistende Vertraulichkeit problematisch. Werden darüber hinaus auch anonyme Hinweise über den Briefkasten mitgeteilt, so kann auch hier weder eine Eingangsbestätigung noch Informationen über den Fortgang der Meldung versendet werden.
Ombudsperson
Eine verlässliche Möglichkeit ist es, eine Anlaufstelle mit einer internen oder externen Ombudsperson zu schaffen. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. In Gesprächen mit Ombudspersonen können nicht nur die relevanten Schwerpunkte der Meldungen ermittelt, sondern auch die Plausibilität und Glaubwürdigkeit der Meldungen überprüft werden. Kehrseite dieser Möglichkeit ist, dass eine Ombudsperson regelmäßig eine eingeschränkte zeitliche und örtliche Erreichbarkeit mit sich bringt. Auch kann nur eine bestimmte Anzahl von Sprachen abgedeckt werden. In Kombination mit anderen Meldewegen erscheint die Einsetzung einer Ombudsperson aber durchaus sinnvoll.
IT-gestütztes Hinweisgebersystem
Ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem erfüllt die Anforderungen an das HinSchG vollumfänglich. Insbesondere in Kombination mit der Auslagerung an Dritte kann das Meldesystem Vertraulichkeit und Unabhängigkeit gewährleisten. Ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem ist ein digitales System, über das Hinweise abgegeben werden können – meist in Form einer zur Verfügung gestellten URL (Link zu einer Website). Über das System ist die Meldungsabgabe mündlich, per Sprachnotiz, wie auch schriftlich möglich – und das zu jeder Tages- und Nachtzeit. Geht ein relevanter Hinweis ein, wird dieser sofort im System dokumentiert (eine weitere Anforderung aus dem HinSchG) und entsprechend der gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Zudem kann gerade mit dem IT-gestützten Hinweisgebersystem im Gegensatz zum Anrufbeantworter eine zuverlässige Eingangsbestätigung der Meldung an die hinweisgebende Person sichergestellt werden. Über das IT-Meldesystem ist auch die Vereinbarung eines physischen Termins möglich. Es kann darüber hinaus auch in mehreren Sprachen angeboten werden und bietet eine kostengünstige All-in-One-Lösung. Das IT-gestützte Hinweisgebersystem erscheint insofern vorzugswürdig, da ein solcher Meldekanal den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und des HinSchG im Vergleich zu den sonstigen Ausgestaltungsformen am besten gerecht wird.
Wir empfehlen Ihnen, auch die Abgabe anonymer Meldungen zu ermöglichen, um so frühzeitig über Fehlverhalten und Missstände im Unternehmen informiert zu werden und die Akzeptanz der Meldestelle zu erhöhen. Die meisten IT-gestützten Hinweisgebersysteme bieten diese Möglichkeit an.
Sie haben noch keine Meldestelle implementiert? Dann sollten wir miteinander sprechen!
Stand: 15.01.2024