Gerade Kleinunternehmen verfügen oft nicht über die gleichen Ressourcen und Strukturen wie große Unternehmen. Dennoch müssen sie Maßnahmen ergreifen, um den Hinweisgeberschutz zu gewährleisten. Das sind beispielsweise:
Dabei ist wichtig, dass die Umsetzung von Hinweisgeberschutzmaßnahmen in Kleinunternehmen möglicherweise mit begrenzten Ressourcen verbunden ist. Knappe Ressourcen entbinden jedoch nicht von der Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldekanals. Die Einrichtung einer Meldestelle kann auch eine Chance für Unternehmen sein.
Durch die Implementierung eines guten internen Meldestellenservices wird ein „Frühwarnsystem“ für Fehlentwicklungen im Unternehmen eingerichtet. Oft sind hinweisgebende Personen die Einzigen, die von Fehlentwicklungen erfahren. Die frühzeitige Hinweisabgabe an einen internen Meldekanal hat den Vorteil, dass die Unternehmensführung die Möglichkeit hat von Fehlentwicklungen zu erfahren, bevor Strafverfolgungsbehörden eingeschaltet werden oder gar die Öffentlichkeit durch die Presse oder Soziale Medien von den Fehlentwicklungen erfährt.
Jedes Unternehmen hat Reputationsschäden zu befürchten, wenn interne Informationen nach außen dringen. Auf Reputationsschäden folgen oft wirtschaftliche Einbußen, die für den Bestand eines KMUs weiter bedrohlich sein können. Insofern sollte die Einrichtung von internen Meldekanälen nicht als bloße Verpflichtung, sondern auch als Chance erkannt werden.
Zunächst muss ein interner Meldestellen-Service nach den Anforderungen des HinSchG implementiert werden. Dazu können KMUs entweder einmalig ein Meldestellen-System kaufen oder selbst entwickeln. Wie genau Unternehmen das HinSchG rechtssicher umsetzen lesen Sie hier.
Neben der Implementierung eines Meldestellen-Services ist der kostenintensivere Punkt das Betreiben eines internen Meldestellensystems. Für das Betreiben muss ein feststehender kleiner Personenkreis definiert werden, der die Meldestelle betreibt. Dazu gehört:
Dafür muss das Personal regelmäßig geschult werden, damit sie fortwährend auf dem rechtlichen aktuellen Stand sind. Schließlich müssen diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lage sein, rechtssicher zu entscheiden, ob ein Hinweis in das HinSchG fällt und wie mit diesem zu Verfahren ist.
Daneben ist wichtig, dass ein interner Hinweisgeberkanal immer besetzt sein muss. Das bedeutet, bei Urlaub oder Krankheit der betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter muss Personal feststehen, das den internen Hinweisgeberkanal weiter betreibt. Ein kurzfristiges Einspringen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern könnte unter Umständen gegen das Vertraulichkeitsgebot verstoßen und ist damit nicht zu empfehlen. Somit kommt dem Betrieb eines internen Meldekanals auch ein hoher organisatorischer Aufwand zu.
Viele Anbieter auf dem Markt verkaufen Hinweisgebersysteme. Diese Systeme unterstützen KMUs im Betrieb der Meldestelle, dennoch müssen sämtliche humanen Ressourcen vom Unternehmen gestellt werden. Damit bleibt der größte Kostenpunkt durch die Self-Service-Variante stehen.
eagle lsp bietet Ihnen eine Komplettlösung: Neben der Implementierung eines internen Meldestellen-Services, der allen Anforderungen des HinSchG entspricht, übernehmen wir auch den Betrieb der Meldestelle für Sie.
Unsere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bieten neben der juristischen Expertise, auch qua Berufsstatus Vertraulichkeit in höchstem Maß. Wir bieten eine laufend besetzte Meldestelle und regelmäßige Reportings an die Geschäftsführung.
Sie haben noch keinen internen Meldestellen-Service implementiert? Dann sollten wir sprechen!
Stand: 22.08.2023