Diese Aufgaben werden stets unter der Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person wahrgenommen (sog. Vertraulichkeitsgebot, § 8 HinSchG). Zwar sind die Vorgaben des Gesetzgebers zur Einrichtung und Ausgestaltung interner Meldesysteme bewusst allgemein gehalten, dennoch müssen einige Schritte im Rahmen des Meldeverfahrens eingehalten werden, die im Folgenden näher erläutert werden.
Eingangsbestätigung Nach sieben Tagen muss die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung bestätigen.
Prüfung des Anwendungsbereichs Im nächsten Schritt prüft die interne Meldestelle, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fällt. Der Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ist weit gefasst, dazu gehören unter anderem:
Kommunikation mit der hinweisgebenden Person Die interne Meldestelle ist dazu verpflichtet, mit der hinweisgebenden Person Kontakt zu halten. Dies kann auch erforderlich sein, um ggf. noch weitere Informationen zu dem abgegebenen Hinweis einzuholen.
Prüfung der Stichhaltigkeit Die interne Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung.
Folgemaßnahmen Die interne Meldestelle ist dazu verpflichtet, angemessene Folgemaßnahmen zu ergreifen. Hierzu gehören insbesondere:
Rückmeldung an die hinweisgebende Person Drei Monate nach der Eingangsbestätigung oder, wenn eine solche nicht verschickt wurde, drei Monate und sieben Tage nach dem Eingang der Meldung, muss die hinweisgebende Person eine Rückmeldung erhalten. Selbstverständlich bleibt es Beschäftigungsgebern und Organisationseinheiten unbenommen, sich schon früher zurückzumelden. Zu der Rückmeldung gehört die Mitteilung geplanter und bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese (s.o.). Das bedeutet, die hinweisgebende Person ist auch dann über den Stand ihrer Meldung zu informieren, wenn dem Hinweis nicht weiter nachgegangen oder das Verfahren abgeschlossen wird. Diese umfassende Rückmeldung dient dem Zweck, das Vertrauen in die Wirksamkeit des Hinweisgeberschutzgesetzes insgesamt zu stärken. Gleichzeitig soll das Funktionieren des internen Meldesystems im Besonderen so stetig verbessert werden. Jedoch ist zu beachten, dass diese Rückmeldung nur insoweit erfolgen darf, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Hierfür gibt es verschiedene Gründe:
Wenn eine verkürzte Rückmeldung jedoch immer noch möglich ist, so ist der Rückmeldepflicht in diesem Umfang nachzukommen.
Dokumentationspflicht Die eingegangenen Hinweise müssen dokumentiert werden. Drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens ist diese Dokumentation dann zu löschen. Es ist jedoch auch möglich, die Dokumentation länger aufzubewahren, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, soweit dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Information für die Mitarbeitenden Die Meldestellen sind dazu angehalten, klare und leicht zugängliche Informationen über ihre jeweiligen Meldeverfahren bereitzustellen. Zudem appelliert der Gesetzgeber im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes an die Beschäftigungsgeber, Anreize für Beschäftigte zu schaffen, zunächst interne Meldeverfahren zu nutzen. Beschäftigungsgeber können selbst entscheiden, ob das Meldeverfahren auch außenstehenden Personen, die im beruflichen Kontakt zu der Stelle stehen und dort einen Verstoß beobachten, offenstehen soll.
Sie haben noch keine interne Meldestelle eingerichtet? Dann sollten wir sprechen!
Stand: 16.01.2024