Einführung einer Whistleblowing-Richtlinie Unternehmen sollten eine klare Whistleblowing-Politik entwickeln und kommunizieren. In dieser Richtlinie sollten folgende Fragen beantwortet werden:
In diesem Zusammenhang ist auch eine Betriebsvereinbarung sinnvoll.
Vertrauliche Meldemechanismen bereitstellen Unternehmen sollten Mechanismen für die vertrauliche Meldung von Verstößen einrichten. Dies kann die Einrichtung einer Hotline, einer speziellen E-Mail-Adresse oder bestenfalls eines digitalen Systems sein (interne Meldestelle). Wichtig ist, dass diese Kanäle sicher und möglichst anonym genutzt werden können, um die Identität der hinweisgebenden Personen zu schützen. Die Meldestelle sollte zudem über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, die es den Mitarbeitenden erleichtert, Verstöße zu melden.
Da Industrieunternehmen unterschiedliche Anforderungen und Prozesse an ihre Meldestelle haben, ist es wichtig, dass die Meldestelle individuell an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. Dies betrifft u.a. die Anpassung von Texten an die Unternehmenskultur, die Einführung von Meldekategorien und die Benachrichtigungseinstellungen bzw. Berichtsfunktionen.
Whistleblower-Schutz gewährleisten Industrieunternehmen sollten sicherstellen, dass hinweisgebende Personen wirksam vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden. Denn Ziel des HinSchG ist es, hinweisgebende Personen vor möglichen Repressalien zu schützen, wenn sie Missstände in ihrem Unternehmen melden. Repressalien im Sinne des Gesetzes sind Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit als Reaktion auf eine Meldung oder eine Offenlegung, die der hinweisgebenden Person einen ungerechtfertigten Nachteil zufügen oder zufügen können. Darunter fallen unter anderem die Kündigung und Abmahnung des Arbeitsverhältnisses aber auch die Verweigerung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen.
Zu diesem Zweck ist es wichtig, dass Unternehmen klare Richtlinien und Mechanismen einführen, um sicherzustellen, dass hinweisgebende Personen keine beruflichen Nachteile erleiden und dass jeder Missbrauch oder jede Belästigung von hinweisgebenden Personen angemessen geahndet werden. Diese Schutzmaßnahmen sind unerlässlich, um das Vertrauen der hinweisgebenden Personen zu stärken und sicherzustellen, dass sie Verstöße ohne Angst vor Repressalien melden können.
Kommunikation und Schulungen Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden regelmäßig über die interne Meldestelle informieren. Schulungen und Schulungsmaterialien können dazu beitragen, die Mitarbeitenden über ihre Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der internen Meldestelle aufzuklären. Durch gezielte Kommunikation der Bedeutung einer Meldestelle und die Sensibilisierung für Verstöße können Unternehmen das Bewusstsein und die Akzeptanz für dieses wichtige Thema fördern. Mitarbeitende sollten über folgendes informiert werden:
Beispiele für Kommunikationskanäle je Zielgruppe: Vorstand/Geschäftsführung:
Gesellschafter/Aufsichtsrat:
Führungskräfte:
Produktion:
Verwaltung:
Externe:
Unabhängige Untersuchungen und Transparenz Unternehmen sollten sicherstellen, dass gemeldete Verstöße unabhängig und transparent untersucht werden. Dies trägt zur Glaubwürdigkeit der internen Meldestelle bei und zeigt den Mitarbeitenden, dass Meldungen ernst genommen und angemessen behandelt werden.
Gerade die Voraussetzung der Unabhängigkeit wird durch die Auslagerung der internen Meldestelle an einen Dritten gewährleistet. So kann sich die hinweisgebende Person sicher sein, dass ihre Daten vertraulich bleiben und die Hinweise von einer externen Stelle auf ihre Stichhaltigkeit geprüft werden.
Die Auslagerung der internen Meldestelle an einen Dienstleister wie eagle lsp, ist sowohl kosteneffizient als auch rechtskonform. Wir verfügen sowohl über das technische Know-how als auch die juristische Expertise, um eine Meldestelle einzurichten und zu betreiben. Darüber hinaus bietet die Auslagerung die notwendige Unabhängigkeit und schafft damit Vertrauen in die Meldestelle und das Verfahren.
Führungskräfte als Vorbilder Führungskräfte sollten die Bedeutung der Meldestelle unterstützen und eine offene Kultur der Ethik und Integrität fördern. Indem sie mit gutem Beispiel vorangehen und Verstöße aktiv ansprechen, schaffen sie ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeitenden sicher fühlen, Verstöße zu melden.
Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen können Industrieunternehmen den Hinweisgeberschutz fördern und zeitgleich sicherstellen, dass Verstöße aufgedeckt und behandelt werden, um die Integrität und Compliance im Unternehmen zu wahren.
Stand: 09.06.2023