Wie Kosten bei der Implementierung von internen Meldestellen eingespart werden können

Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten fallen unter das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und müssen eine interne Meldestelle einrichten. Dabei müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden bis zum 2. Juli 2023 eine interne Meldestelle einrichten. Unternehmen mit 50 und 250 Beschäftigten haben dafür bis zum 17. Dezember 2023 Zeit.

Welche Kosten fallen für die Implementierung der internen Meldestelle in Unternehmen an?

Die Gesetzesbegründung zum HinSchG geht von Implementierungskosten in Höhe von mindestens 12.500 Euro bei einer Unternehmensgröße von 50 – 249 Beschäftigten aus. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten rechnet der Gesetzgeber mit ca. 15.000 Euro pro Meldestelle.
Der Gesetzgeber lässt den Beschäftigungsgebern bei der Erfüllung der Forderungen aus dem HinSchG Freiraum. So überlässt er Unternehmen die Wahl, welche Personen oder Organisationseinheiten am besten geeignet sind, die Aufgabe zu erfüllen. Unternehmen, die bereits ein Compliance-System haben, können dieses weiter nutzen, sofern es die Anforderungen aus dem HinSchG erfüllt. Haben Unternehmen noch kein System, ist der Aufwand für die Einrichtung einer Hinweisgeberstelle erheblich, da dieser von Kapazitäten und der konkreten Ausgestaltung der Hinweisgeberstelle abhängt. Allein für die rechtliche Beratung und Unterstützung bei der Konzeption eines Hinweisgebersystems, die Erstellung der erforderlichen Richtlinien und Prozessabläufe, die Unterstützung bei der Implementierung und Kommunikation, die datenschutzkonformen Ausgestaltung sowie die Schulung der Mitarbeitenden der Meldestelle können Kosten entstehen.

Wie hoch sind die jährlichen Kosten für den Betrieb einer internen Meldestelle in Unternehmen?

Die jährlichen Kosten für den Betrieb der Meldestelle veranschlagt der Gesetzgeber mit 5.772 Euro pro Jahr. Das ist ein Mittelwert, den der Gesetzgeber annimmt – oftmals sind die Kosten sogar deutlich höher.

Wie hoch sind die Kosten für die Implementierung in öffentlichen Verwaltungen?

Das Kostenvolumen für die Implementierung der internen Meldestelle beläuft sich für die Verwaltungen auf 71,3 Millionen Euro. Davon entfallen lediglich 13,6 Millionen Euro auf den Bund.

Wie hoch sind die jährlichen Kosten der internen Meldestelle in Behörden?

Nach der Gesetzesbegründung zum HinSchG belaufen sich die jährlichen Kosten für die Verwaltung auf 219,2 Millionen Euro. Davon trägt der Bund lediglich 6,4 Millionen Euro jährlich.

Welche Aufgaben müssen erbracht werden in der internen Meldestelle?

Zu den Hauptaufgaben der internen Meldestellen gehören:

  • Die Einrichtung der Meldestelle
  • Der Betrieb der Meldekanäle; dazu zählt u. a. das (mehrmals) tägliche Überprüfen, ob neue Meldungen eingegangen sind
  • Die Prüfung der eingehenden Meldungen auf ihre Stichhaltigkeit; dabei ist insbesondere die Vertraulichkeit zu gewährleisten

Insgesamt lässt sich also festhalten, dass die Einrichtung und der Betrieb von internen Meldestellen zu hohen Kosten für Unternehmen und Verwaltungen führt.

Wie können die Kosten der internen Meldestelle gesenkt werden?

Moderne Technologien unterstützen bei der Reduzierung der Kosten für die interne Meldestelle. Hierbei nutzt man bestehende Software-Infrastruktur, die ein effizientes Arbeiten ermöglicht.

Noch effizienter ist für viele Unternehmen und Behörden das komplette Outsourcing der internen Meldestelle an externe Dienstleister, da diese nicht nur die Infrastruktur, sondern auch das Personal stellen, weshalb Unternehmen und Behörden dafür keine humanen Ressourcen vorhalten müssen. Ein Beispiel dafür ist der eagle Meldestellen-Service. Sie ermöglichen darüber hinaus auch die anonyme und sichere Hinweismeldung, die Nachverfolgung von Vorfällen und die sichere Kommunikation mit hinweisgebenden Personen sowie die Einhaltung von Fristen.

Warum sind die Kosten für Schulung und Fortbildung nicht zu unterschätzen?

Investitionen in Schulungsprogramme für Mitarbeitende können dazu beitragen, das Bewusstsein für den Wert und die Bedeutung interner Meldestellen zu schärfen. Da das Thema komplex ist, sollten dafür mindestens zwei Arbeitstage pro Jahr kalkuliert werden.

Können sich Unternehmen mit anderen zusammenschließen und eine gemeinsame Meldestelle betreiben?

Ja. Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Hinweisen und für die weiteren Maßnahmen nach diesem Gesetz zudem eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben (vgl. § 14 Abs. 2 HinSchG). Auch hier bietet sich die Auslagerung auf einen Dritten an, um insbesondere die Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen an konkurrierende Unternehmen zu vermeiden, soweit diese durch die Meldung eines Verstoßes notwendigerweise offenbart werden. Nach dem konzernrechtlichen Trennungsprinzip ist es möglich, auch bei einem anderen Konzernunternehmen (z. B. Mutter- oder Tochtergesellschaft) eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritten“ einzurichten, die auch für mehrere selbständige Unternehmen im Konzern tätig werden kann.

Die Implementierung interner Meldestellen erfordert zunächst zwar eine gewisse Investition, die langfristigen Vorteile, wie die Aufdeckung von Fehlverhalten und die Verhinderung von Schäden führen jedoch zu erheblichen Einsparungen für Unternehmen und Verwaltungen.

Sie haben noch keinen internen Meldestellenservice implementiert? Dann sollten wir sprechen!

Stand: 06.06.2023