Unternehmen mit 50 und mehr Angestellten sind nach dem HinSchG verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Dies verlangt im ersten Schritt die Implementierung eines technischen Systems. Beschäftigte müssen die Möglichkeit haben, Hinweise in mündlicher und schriftlicher Form abzugeben.
Sobald das technische System eingerichtet ist, beginnt der Betrieb der Meldestelle. Dazu zählt im ersten Schritt die Sichtung, ob Meldungen eingegangen sind. Eingegangene Meldungen müssen dann auf Stichhaltigkeit geprüft werden. Zudem gilt es, diverse Fristen einzuhalten (§ 17 HinSchG).
Daneben muss das technische System kontinuierlich gewartet werden, damit es permanent den Beschäftigten zur Verfügung steht. Genauso wichtig wie die Verfügbarkeit ist das Fachwissen der für die Meldestelle zuständigen Personen. Diese müssen sich bei der Implementierung mit den Vorgaben auseinandersetzen, um die Meldestelle rechtskonform zu betreiben. Dafür ist gem. § 15 Abs. 2 HinSchG ein Fachkundenachweis zu erbringen. Dieses Wissen muss regelmäßig aufgefrischt und erweitert werden. Denn für die Hinweisbearbeitung sind nicht nur Kenntnisse aus dem HinSchG zum Meldeverfahren und den ggf. einzuleitenden Folgemaßnahmen nötig. Insbesondere müssen eingehende Hinweise rechtlich selbstständig eingeordnet werden können. Aus diesem Grund sind Schulungen für ein gut ausgebildetes Personal ernst zu nehmen.
Eine zentrale Anforderung an den Betrieb der internen Meldestelle ist die Vertraulichkeit und Unabhängigkeit der mit der Meldestelle betrauten Personen. Das verlangt in der Umsetzung einen klar eingegrenzten Personenkreis, der Abwesenheiten durch Urlaube und Krankheiten auffängt.
Der Gesetzgeber überlässt den Beschäftigungsgebern die konkrete Ausgestaltung der Meldestelle. So können sie selbst geeignete Personen oder Organisationseinheiten auswählen, die die Meldestelle betreiben. Wenn es bereits eine Compliance- oder Rechtsabteilung gibt, so sind ihre Mitarbeiter besonders geeignet für diese Ausgabe. Überdies können Unternehmen, die bereits über ein Compliance-System verfügen, dieses weiter nutzen, sofern es die Anforderungen des HinSchG erfüllt. Dadurch lassen sich einige Kosten sparen.
Haben Unternehmen noch kein System, sind Aufwand und Kosten für die Einrichtung einer Hinweisgeberstelle erheblich größer. Mitunter für die rechtliche Beratung und Unterstützung bei der Konzeption eines Hinweisgebersystems, die Erstellung der erforderlichen Richtlinien und Prozessabläufe, die Unterstützung bei der Implementierung und Kommunikation, die datenschutzkonforme Ausgestaltung sowie die Schulung der Mitarbeitenden der Meldestelle sind dabei jeweils Kosten einzuplanen. Die genauen Kosten hängen vom internen Wissensstand, den vorhandenen Kapazitäten und der konkreten Ausgestaltung der Hinweisgeberstelle ab. In kleineren Unternehmen stellt die Gewährleistung von Vertraulichkeit und Unabhängigkeit möglicherweise ein Problem dar, das durch die Einstellung von neuem Personal gelöst werden muss.
Die Gesetzesbegründung zum HinSchG geht von Implementierungskosten in Höhe von mindestens 12.500 Euro bei einer Unternehmensgröße von 50-249 Beschäftigten aus. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten rechnet der Gesetzgeber mit ca. 15.000 Euro pro Meldestelle.
Die jährlichen Kosten für den Betrieb der Meldestelle beziffert der Gesetzgeber mit 5.772 Euro im Mittel pro Jahr.
In den Kosten enthalten sind die Kosten für die Meldestelle (beispielsweise ein System, welches durch das Unternehmen gebucht wird) sowie die Personalkosten, die für das Besetzen der Meldestelle und Bearbeiten von Hinweisen entstehen. Hinzu kommen oftmals noch die Kosten, die entstehen, um die notwendige Fachkunde (s.o.) zu gewährleisten.
Das Kostenvolumen für die Implementierung der internen Meldestelle beläuft sich für die Verwaltungen auf 71,3 Millionen Euro. Davon entfallen 13,6 Millionen Euro auf den Bundeshaushalt. Nach der Gesetzesbegründung zum HinSchG belaufen sich die jährlichen Kosten für die Verwaltung auf 219,2 Millionen Euro (davon 6,4 Millionen Euro für den Bund). Wie hoch die Kosten für die einzelne Verwaltungseinheit ist, kann nicht genau gesagt werden, da dies auch von den jeweiligen landesrechtlichen Umsetzungsgesetzen abhängig ist. Darüber hinaus spielen auch die landesrechtlichen Übernahmeregelungen hinsichtlich der Konnexitätskosten eine Rolle bei der Höhe der Kosten der einzelnen Verwaltungseinheit für die Implementierung und den Betrieb einer internen Meldestelle.
Kosten für Schulungen und Fortbildungen berücksichtigen
Um die Meldestelle rechtskonform betreiben zu können ist eine entsprechende Sachkenntnis und ein rechtliches Verständnis unabdingbar, um die gesetzlichen Vorgaben erfüllen zu können, vgl. § 15 Abs. 2 HinSchG. Des Weiteren muss eine Vertretung für den Urlaubs- und Krankheitsfall eingerichtet werden, da die Meldestelle stets erreichbar sein muss, um eine fristgemäße Bearbeitung sicherzustellen. Der hierfür zuständige Personenkreis muss von vornherein feststehen, um das Vertraulichkeitsgebot einzuhalten. Daneben können Investitionen in Schulungsprogramme für Mitarbeitende dazu beitragen, das Bewusstsein für den Wert und die Bedeutung interner Meldestellen zu schärfen. Da das Thema komplex ist, sollten dafür mindestens zwei Arbeitstage pro Jahr kalkuliert werden.
1. Vorhandene Kompetenzen und Ressourcen nutzen
Einige Unternehmen verfügen bereits über ein internes Compliance-System, welches nun noch an die neuen gesetzlichen Anforderungen angepasst werden muss.
2. Vorhandenes Know-how nutzen
Der größte Posten bei der Umsetzung des HinSchG sind die Personalkosten. Es braucht geeignetes und geschultes Personal, das die Aufgaben der Meldestelle zusätzlich zu ihren originären Aufgaben und frei von Interessenkonflikten bearbeitet. Besitzen Unternehmen eine eigene Compliance-Abteilung, sind beispielsweise der Datenschutzbeauftragte, ein Compliance-Manager oder auch ein Rechtsbeistand geeignete Personen für den Betrieb der Meldestelle.
3. Zusammenschluss mit mehreren Unternehmen
Mehrere private Beschäftigungsgeber mit bis jeweils 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Hinweisen und für die weiteren Maßnahmen nach diesem Gesetz eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben (vgl. § 14 Abs. 2 HinSchG). Nach dem konzernrechtlichen Trennungsprinzip ist es möglich, auch bei einem anderen Konzernunternehmen (z. B. Mutter- oder Tochtergesellschaft) eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritten“ einzurichten, die auch für mehrere selbständige Unternehmen im Konzern tätig werden kann.
4. Auslagerung der gesamten Meldestelle an einen externen Partner
Noch effizienter ist oftmals das Outsourcing der gesamten internen Meldestelle an einen externen Dienstleister, da dieser nicht nur die Infrastruktur, sondern auch das Personal stellt (Auslagerung der Meldestelle an einen Dritten gem. § 14 Abs. 1 S. 1 HinSchG). Dadurch müssen Unternehmen und Behörden keine humanen Ressourcen vorhalten und können sich weiterhin vollkommen auf ihr unternehmerisches Kerngeschäft bzw. ihre verwaltungsspezifischen Tätigkeiten konzentrieren. Lediglich die Pflicht geeignete Folgemaßnahmen zu ergreifen, um einen Missstand zu beheben, verbleibt naturgemäß beim jeweiligen Beschäftigungsgeber. Darüber hinaus besteht Rechtssicherheit bei allen rechtlichen Anforderungen wie der vertraulichen und sicheren Hinweismeldung, der Nachverfolgung und Dokumentation von Vorfällen, der sicheren Kommunikation mit hinweisgebenden Personen sowie der Einhaltung von Fristen. Die Abrechnung dieser Leistungen variiert je Rechtsdienstleister. Viele Dienstleister rechnen ihre Leistungen auf Stundenbasis ab, was ein kalkulatorisches Risiko mit sich bringt, da umfangreiche Hinweise schlussendlich sehr teuer sind. Andere Rechtsdienstleister haben Fallpauschalen – das minimiert das kalkulatorische Risiko.
Betrieb der internen Meldestelle durch eagle lsp
Ein Beispiel für eine ausgelagerte interne Meldestelle ist der Meldestellen-Service von eagle lsp, der mit einer Komplettlösung sämtliche Anforderungen an die interne Meldestelle abdeckt und Unternehmen entlastet. Unser Motto lautet: Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft – wir übernehmen Ihre interne Meldestelle.
Ein Rechenbeispiel:
Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern zahlt für die Standard-Paket, das Einrichtung und Besetzung der internen Meldestelle beinhaltet, knapp 1200 Euro pro Jahr. Damit liegen die Kosten deutlich unter den vom Gesetzgeber geschätzten Kosten von ca. 5000 Euro jährlich liegen. Zudem fallen bei eagle lsp keine Kosten für die Implementierung der Meldestelle an, was die Kosten im ersten Jahr nochmals um 12.500 Euro senkt.
Sollte es im Betrieb zu Fehlverhalten oder sonstigen Missständen kommen, ist es für Beschäftigungsgeber vorteilhaft, wenn sie zuerst davon erfahren, ohne das externe Stellen oder sogar die Öffentlichkeit hiervon etwas mitbekommen. Die Auslagerung der internen Meldestelle erhöht das Vertrauen, dass Hinweisen unabhängig und vor allem vertraulich nachgegangen wird. Dies bedeutet also einen zusätzlichen Anreiz, eine Meldung zunächst intern abzugeben. Außerdem ist auf die hohen Verschwiegenheitspflichten der Rechtsanwälte hinzuweisen, die insbesondere Schutz vor der Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen an konkurrierende Unternehmen bieten, soweit diese durch die Meldung eines Verstoßes notwendigerweise offenbart werden.
Die Implementierung interner Meldestellen erfordert zunächst zwar eine gewisse Investition, die Vorteile, wie die Aufdeckung von Fehlverhalten und die Verhinderung von Reputationsschäden, können langfristig jedoch zu erheblichen Einsparungen für Unternehmen und Verwaltungen führen.
Sie haben noch keinen internen Meldestellenservice implementiert? Dann sollten wir sprechen!
Stand: 23.2.2024