Hinweisgeberschutzgesetz: Interne und Externe Meldestellen

Die unterschiedlichen Meldewege
Folgende Meldewege stehen hinweisgebenden Personen zur Verfügung:

1. Interne Meldestellen
2. Externe Meldestellen
3. Offenlegung (In Ausnahmefällen hat die hinweisgebende Person auch die Möglichkeit, Informationen über einen Verstoß offenzulegen)

Über alle Meldewege müssen Meldungen in unterschiedlicher Form entgegengenommen und bearbeitet werden. Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder schriftlicher Form sowie auf ausdrücklichen Wunsch auch persönlich ermöglichen.

• Mündliche Meldungen, z. B. per Telefon oder als Sprachnachricht
• Schriftliche Meldungen, z. B. per E-Mail oder über eine Meldeplattform
• Persönliche Zusammenkunft; die hinweisgebende Person hat ein Recht darauf, sich persönlich zu treffen und so eine Meldung zu übermitteln

Interne Meldestelle – Unternehmen und Behörden sind zur Einrichtung verpflichtet
Unternehmen und Behörden mit mehr als 50 Beschäftigten müssen seit dem 17. Dezember 2023 eine interne Meldestelle selbst eingerichtet oder einen Dritten damit beauftragt haben. Sind sie dieser Verpflichtung nicht nachgekommen, drohen Bußgelder von bis zu 20.000 Euro.
Die mit der internen Meldestelle beauftragten Personen müssen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig bleiben – es darf also kein Interessenkonflikt zwischen der sonstigen Tätigkeit der beauftragten Person und den Aufgaben im Zusammenhang mit der Meldestelle entstehen.
Darüber hinaus müssen die beauftragten Mitarbeitenden auch das relevante Fachwissen für die Bearbeitung der Hinweise besitzen. Es stellen sich u.a. die Fragen:

• Fällt der abgegebene Hinweis in den Anwendungsbereich des HinSchG?
• Wenn ja: Welche konkreten Folgemaßnahmen muss ich nun einleiten?
• Welche Informationen fehlen mir, um den Hinweis vollumfänglich bewerten zu können?
• Welche Fristen muss ich beachten?

Die geforderte Fachkunde erfordert in vielen Fällen Schulungen und Weiterbildungen für Mitarbeitende der Meldestellen.

Die externe Meldestelle – Ämter und Behörden nehmen Hinweise entgegen, auch dann, wenn die interne Meldestelle versagt
Jeder Mitgliedsstaat der EU ist im Rahmen der EU-Whistleblower-Richtlinie beauftragt, Behörden als externe Meldestellen zu benennen.

In Deutschland sind diese externen Meldestellen:

1. Bundesamt für Justiz
2. Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (z. B. für Meldungen von Informationen über Verstöße gegen nationale und europäische Vorschriften, die in den Aufsichtsbereich der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht als Allfinanzaufsicht fallen)
3. Bundeskartellamt (z. B. für Verstöße gegen nationales Wettbewerbsrecht)
4. Daneben haben die Bundesländer die Möglichkeit, eigene externe Meldestelle einzurichten für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und Kommunalverwaltung betreffen

Die Abgabe einer Meldung bei einer externen Meldestelle

Externe Meldestellen informieren hinweisgebende Personen auch umfassend über die Abgabe einer internen Meldung. Daneben bieten externe Meldestellen hinweisgebenden Personen im Vorfeld einer Hinweisabgabe umfassende Informationen und Beratung über bestehende Abhilfemöglichkeiten und Verfahren für den Schutz vor Repressalien.

Externe Meldestellen sollten auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Das Bundesamt für Justiz bietet eine anonyme Hinweisabgabe an.

Offenlegung – Informationen werden der Öffentlichkeit zugänglich gemacht
Es wird im Rahmen der Vorschrift nicht danach differenziert, auf welchem Weg die Öffentlichkeit informiert wird. Die Offenlegung im Sinne des § 32 HinSchG ist subsidiär zur internen oder externen Meldung und nur unter engen Voraussetzungen als Ausnahme konzipiert. Mögliche Voraussetzungen sind:

1. Eine Gefährdung des öffentlichen Interesses
2. Der externe Meldeweg hat nicht funktioniert
3. Die hinweisgebende Person befürchtet Repressalien nach der Abgabe einer Meldung bei einer externen Meldestelle

Zu beachten ist auch, dass im Rahmen der Offenlegung die Weitergabe falscher Informationen über Verstöße verboten ist. Grund hierfür ist, dass diese Art der Offenlegung zu falschen Verdächtigungen in der Öffentlichkeit führen kann, die wiederum erhebliche Schäden mit sich bringen können.

Interne und externe Meldestellen – warum beide Kanäle wichtig sind
Die hinweisgebende Person ist nach dem HinSchG geschützt, wenn

1. Der richtige Meldeweg eingehalten wurde
2. Die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von ihr gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen
3. Diese in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen

Das bedeutet, dass die hinweisgebende Person auch den richtigen Meldeweg einhalten muss, um die Voraussetzungen für den Schutz des Gesetzes zu erfüllen.

Verhältnis der Meldewege – Gleichrangigkeit von interner und externer Meldestelle
Die ständige Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte hatte vor Einführung der EU-WBRL und des HinSchG einen Vorrang der internen Meldung angenommen. Dies wurde mit den Loyalitäts- und Rücksichtnahmepflichten der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber begründet.
Das HinSchG beschreibt nun gemäß § 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG ein Wahlrecht zwischen interner und externer Meldung. Das bedeutet, dass die hinweisgebende Person selbst entscheiden kann, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wendet. Nach der Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses wurde in § 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG mit aufgenommen, dass hinweisgebende Personen in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien zu befürchten haben, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen sollen.

Konsequenz des Wahlrechts für Unternehmen
Unternehmen sollten das Wahlrecht der hinweisgebenden Person bei der Implementierung eines internen Meldestellen-Services berücksichtigen. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten für ihre Mitarbeitenden klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung der Meldeverfahren bereitstellen. Die interne Meldestelle muss vertrauenswürdig sein, damit die hinweisgebende Person den Hinweis auch intern meldet. Das hat den Vorteil, dass keine Reputationsschäden und darauffolgende mögliche Umsatzeinbußen zu befürchten sind. Daneben kann der Verstoß schnell bearbeitet und beendet werden. Damit Verstöße wirksam aufgedeckt und unterbunden werden können, müssen die einschlägigen Informationen schnell zu denjenigen gelangen, die über entsprechende Befugnisse verfügen, um das Problem zu lösen.

Anbieter wie eagle lsp bieten den Vorteil, dass die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte qua Berufsstatus schon zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Darüber hinaus bietet die Auslagerung an einen Dritten Unabhängigkeit und schafft damit auch das nötige Vertrauen für hinweisgebende Personen, einen Hinweis intern abzugeben.

Sie haben noch keine interne Meldestelle implementiert? Dann sollten wir sprechen!

Stand: 15.01.2024