Unterschiedliche Meldewege Folgende Meldewege stehen hinweisgebenden Personen bereit:
Über alle Meldewege müssen Meldungen in unterschiedlicher Form entgegengenommen und bearbeitet werden. Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen.
Interne Meldestelle – Unternehmen und Behörden sind verpflichtet diese einzurichten Unternehmen und Behörden mit mehr als 250 Beschäftigten haben nur noch bis zum 02. Juli 2023 Zeit, um eine interne Meldestelle einzurichten oder einen Dritten damit zu beauftragen. Sind sie dieser Verpflichtung nicht nachgekommen, drohen Bußgelder von bis zu 20.000 Euro. Sämtliche private und öffentliche Beschäftigungsgeber mit mindestens 50 Beschäftigten müssen bis Ende des Jahres eine eigene Meldestelle implementieren. Die mit der internen Meldestelle beauftragten Personen müssen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig bleiben – es darf also kein Interessenkonflikt zwischen der sonstigen Tätigkeit der beauftragten Person und den Aufgaben im Zusammenhang mit der Meldestelle entstehen. Darüber hinaus müssen die beauftragten Mitarbeitenden auch das relevante Fachwissen für die Bearbeitung der Hinweise besitzen.
Auch anonyme Hinweise sollen nach dem HinSchG bearbeitet werden. Die geforderte Fachkunde erfordert in vielen Fällen Schulungen und Weiterbildungen für Mitarbeitende der Meldestellen.
Die externe Meldestelle – Ämter und Behörden nehmen Hinweise entgegen, auch dann, wenn die interne Meldestelle versagt Jeder Mitgliedsstaat der EU ist im Rahmen der EU-Whistleblower-Richtlinie beauftragt, Behörden als externe Meldestellen zu benennen.
In Deutschland gibt es diese externen Meldestellen:
Die Abgabe einer Meldung bei einer externen Meldestelle
Externe Meldestellen informieren hinweisgebende Personen auch umfassend über die Abgabe einer internen Meldung. Daneben bieten externe Meldestellen hinweisgebenden Personen im Vorfeld einer Hinweisabgabe umfassende Informationen und Beratung über bestehende Abhilfemöglichkeiten und Verfahren für den Schutz von Repressalien.
Externe Meldestellen sollten auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Das Bundesamt für Justiz bietet eine anonyme Hinweisabgabe an.
Offenlegung – Informationen werden der Öffentlichkeit zugänglich gemacht Es wird im Rahmen der Vorschrift nicht danach differenziert auf welchem Weg die Öffentlichkeit informiert wird. Die Offenlegung im Sinne des § 32 HinSchG ist subsidiär zur internen oder externen Meldung und nur unter engen Voraussetzungen als Ausnahme konzipiert. Mögliche Voraussetzungen sind:
Zu beachten ist auch, dass im Rahmen der Offenlegung die Weitergabe falscher Informationen über Verstöße verboten ist. Grund hierfür ist, dass diese Art der Offenlegung zu falschen Verdächtigungen in der Öffentlichkeit führen kann, die wiederum erhebliche Schäden mit sich bringen können.
Interne und externe Meldestellen – warum beide Kanäle wichtig sind Die hinweisgebende Person ist nach dem HinSchG geschützt, wenn
Das bedeutet, dass die hinweisgebende Person auch den richtigen Meldeweg einhalten muss, um die Voraussetzungen für den Schutz des Gesetzes zu erfüllen.
Verhältnis der Meldewege Die ständige Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte hatte vor Einführung der EU-WBRL und des HinSchG einen Vorrang der internen Meldung angenommen. Dies wurde mit den Loyalitäts- und Rücksichtnahmepflichten der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers gegenüber der bzw. dem Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber begründet. Das HinSchG beschreibt nun gemäß § 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG ein Wahlrecht zwischen interner und externer Meldung. Das bedeutet, dass die hinweisgebende Person selbst entscheiden kann, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wendet. Nach der Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses wurde in § 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG mit aufgenommen, dass Personen in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen sollen.
Konsequenz des Wahlrechts für Unternehmen Das Wahlrecht muss sehr ernst genommen werden und in diesem Zuge auch die Implementierung eines internen Meldestellen-Services. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber haben daher für ihre Mitarbeitenden klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung der Meldeverfahren bereit zu stellen. Die interne Meldestelle muss vertrauenswürdig sein, damit die hinweisgebende Person den Hinweis auch intern meldet. Das hat den Vorteil, dass keine Reputationsschäden und darauffolgende mögliche Umsatzeinbußen zu befürchten sind. Daneben kann der Verstoß schnell bearbeitet und beendet werden. Damit Verstöße wirksam aufgedeckt und unterbunden werden können, müssen die einschlägigen Informationen schnell zu denjenigen gelangen, die über entsprechende Befugnisse verfügen um das Problem, soweit möglich, zu lösen. Hinweisgebende Personen fühlen sich in der Regel wohler, wenn sie Informationen intern melden, es sei denn, sie haben Grund dazu, Informationen extern zu melden. Dabei darf auch nicht unbeachtet bleiben, dass eine hinweisgebende Person ihren eigenen Arbeitsplatz – und damit ihre Existenzgrundlage – unter Umständen mit einem Hinweis gefährden könnte und sie aus diesem Grund lieber intern eine Meldung abgibt. Anbieter wie eagle lsp bieten den Vorteil, dass die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte qua Status schon zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Darüber hinaus bietet die Auslagerung an einen Dritten Unabhängigkeit und damit auch Vertrauen für hinweisgebende Personen einen Hinweis intern abzugeben.
Sie haben noch keine interne Meldestelle implementiert? Dann sollten wir sprechen!
Stand: 02.06.2023