Organisationsformen interner Meldestellen

Im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) kommt der Einrichtung und Organisation interner Meldestellen eine immer wichtigere Rolle zu. Die Schaffung eines sicheren und vertraulichen Umfelds, in dem Mitarbeitende mögliche Verstöße melden können, ist von entscheidender Bedeutung für die Aufdeckung von Missständen und die Sicherstellung der Rechtskonformität in Unternehmen.

Das HinSchG schafft den rechtlichen Rahmen, um Whistleblower zu schützen und sicherzustellen, dass ihre Meldungen angemessen behandelt werden. Eine wesentliche Frage bei der Umsetzung des HinSchG betrifft die geeignete Organisationsform der internen Meldestellen. In der Gesetzesbegründung wird betont, dass es keine starren Vorgaben gibt, welche Personen oder Organisationseinheiten für diese Aufgabe am besten geeignet sind. Vielmehr wird betont, dass die Wahl der Organisationsform von verschiedenen Faktoren abhängt, wie der Größe des Unternehmens, der Art der Tätigkeiten und der Organisationsstruktur.

Im Folgenden sollen die verschiedenen Organisationsformen, die im Rahmen der Umsetzung des HinSchG in Betracht kommen, näher beleuchtet werden. Insbesondere sind hierbei die Anforderungen an Unabhängigkeit, Vertraulichkeitsgebot und Fachkunde zu wahren, um sicherzustellen, dass interne Meldestellen effektiv und verantwortungsvoll betrieben werden können.

Interne Meldestelle innerhalb der Organisation
Ein Beschäftigungsgeber kann eine interne Meldestelle einrichten, die entweder innerhalb einer eigenständigen Abteilung fungiert oder in eine bestehende Abteilung wie z. B. die Compliance-Abteilung, die Rechtsabteilung oder die Personalabteilung integriert ist. Diese Meldestelle kann von Mitarbeitenden betrieben werden, die entweder eine Doppelfunktion haben oder speziell für diese Aufgabe ausgewählt wurden. Wichtig ist jedoch, dass die interne Meldestelle unabhängig agiert und mögliche Interessenkonflikte ausgeschlossen sind.

Externe Dienstleister als interne Meldestelle
Es ist auch möglich, externe Dritte wie Anwaltskanzleien, externe Berater, Wirtschaftsprüfer, Gewerkschaftsvertreter oder Arbeitnehmervertreter mit der Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle zu beauftragen. Diese externen Dritten müssen ebenfalls unabhängig sein und das Vertraulichkeitsgebot wahren, um die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Eine solche ausgelagerte interne Meldestelle kann die Meldungen entgegennehmen, untersuchen und dem beauftragenden Unternehmen Bericht erstatten. Das beauftragende Unternehmen bleibt jedoch für die Behebung und Verfolgung etwaiger Verstöße verantwortlich.

Konzerninterne Meldestelle als Konzernprivileg
Innerhalb von Konzernstrukturen kann eine unabhängige und vertrauliche Meldestelle auch bei einer anderen Konzerngesellschaft eingerichtet werden. Diese Meldestelle kann für mehrere rechtlich selbständige Konzerngesellschaften (zum Beispiel Mutter-, Schwester- oder Tochtergesellschaft) tätig werden. Die Verantwortung für die Behebung von Verstößen verbleibt jedoch bei der jeweils beauftragenden Gesellschaft. Insbesondere bei der Prüfung der Meldungen und der Durchführung von Folgemaßnahmen ist eine enge Zusammenarbeit zwischen der internen Meldestelle und dem beauftragenden Unternehmen erforderlich. Soweit die Konzernleitung in bestimmten Fällen informiert werden muss oder informiert werden sollte, z. B. weil ein Verstoß nicht nur das konkrete Unternehmen betrifft, muss dies unter Wahrung des Vertraulichkeitsgebots erfolgen. Überdies ist mit Blick auf die jeweiligen Umsetzungsunterschiede in den einzelnen Ländern bei international tätigen Konzernen das landesspezifische Hinweisgeberschutzgesetz zu beachten. Meldungen über interne Meldewege müssen dabei auch in der im jeweiligen Unternehmen vorherrschenden Arbeitssprache möglich sein.

 

Gemeinsame Meldestelle
Für kleinere Unternehmen mit einer Mitarbeitendenanzahl zwischen 50 und 249 sieht das HinSchG eine zusätzliche Erleichterung bei der Einrichtung interner Meldestellen vor: Ihnen wird es ermöglicht, sich zusammenzuschließen und eine gemeinsame interne Meldestelle zu betreiben. Damit sollen Ressourcen geschont und eine kostengünstige und wenig aufwändige Lösung gefunden werden. Das Ziel ist es, eine wirtschaftliche Überforderung zu vermeiden und den Schutz von Whistleblowern auch in kleineren Unternehmen zu gewährleisten.

Gemeinsame Meldestelle auch bei Gemeinden
Darüber hinaus können auch Gemeinden, die nach dem jeweiligen Landesrecht zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet sind, zum Schutz von Hinweisgebenden interne Meldestellen gemeinsam betreiben. Dies bedeutet, dass Gemeinden und Gemeindeverbände die Möglichkeit haben, sich zusammenzuschließen und eine Meldestelle einzurichten, die von mehreren Gemeinden oder Gemeindeverbänden genutzt wird. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Gemeinden und Gemeindeverbände sowohl funktional als auch organisatorisch unabhängig sein müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Zusammenarbeit effektiv erfolgt und die Interessen der beteiligten Gemeinden und Gemeindeverbände angemessen berücksichtigt werden.
Durch die gemeinsame Nutzung der internen Meldestellen können die beteiligten Gemeinden Ressourcen bündeln, Kosten sparen und Synergien nutzen. Dies ist insbesondere für kleinere Gemeinden von Vorteil, die möglicherweise nicht über ausreichende Ressourcen verfügen, um eine eigenständige interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben.
Die konkrete Ausgestaltung und Umsetzung dieser gemeinsamen Meldestellen für Gemeinden wird vom jeweiligen Landesrecht geregelt, um den spezifischen Gegebenheiten und Bedürfnissen vor Ort gerecht zu werden. Wichtig ist die Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben des HinSchG, insbesondere hinsichtlich der Unabhängigkeit, Vertraulichkeit und Effektivität der Meldestellen.

Die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Compliance-Experten von eagle lsp unterstützen Sie bei der Einrichtung einer internen Meldestelle und beraten Sie individuell.

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Stand: 17.01.2024